第一章 总则
一、为进一步加强和规范我校外事接待，提高接待工作的实效性，促进我校国际合作与交流事业的发展，更好地为学校国际化建设目标服务，根据国家有关政策法规和我校实际情况，特制定本规定。
二、本规定中的“外事接待”系指国外团体或个人来访接待。外事接待工作是一项政治性、政策性强的工作，应严格遵循“外事无小事”及“以我为主、互利共赢、趋利避害”的原则。在工作中严格遵守外事纪律，做好涉外保密和安全保卫工作。接待中，应坚持勤俭办事、讲求实效的原则。既要做到热情友好、周到细致、多做工作，也要坚持有礼有节、不卑不亢、内外有别的原则。
三、国际交流处是我校执行对外政策和处理外事工作的归口管理部门和协调部门，负责统筹管理、督促、检查、协调我校的外事工作。校内各单位进行外事接待须遵守事前请示、事后汇报的原则，在有礼、有序、有成效的前提下开展工作。
四、各学院（部）应确定1名院（部）领导及1名外事联络员负责本院（部）的外事接待工作。
五、参加接待的外事人员应做到仪表端正、仪容端庄，应根据外事交往的礼仪注重个人的着装等。根据接待需要，应提前备妥有关介绍材料、名片、礼品等。接待人员应遵守时间要求，不迟到、不早退，不在会谈中联络安排其他工作。
六、外事接待宴请规格和标准严格遵照国家相关规定执行（教财司函〔2014〕43号）。
第二章 程序及要求
一、我校外事接待原则上采取对等原则，根据来访团组的层次，外事接待工作分为两个层级，即学校层级的外事接待和学院（部）层级的外事接待。
二、学校层级的外事接待：
学校层级的外事接待：指以国外校级领导（校长、副校长、校领导授权的代表）、外国驻华外交机构负责人、重要友好团体的主要负责人率领的访问团或个人来访，以洽谈校际交流项目及拓展具有战略意义的开创性项目、执行签约、聘任仪式、合作举办会议等重大活动的接待工作，涉及到学校及具体学院（部）的中心工作，一般由校级领导出面接待，国际交流处统筹安排、各相关院（部）积极配合。
由国际交流处负责与来访院校及与校领导、校内各相关院（部）的前期接洽和联络事宜，包括代表学校签发访问邀请函、落实来宾的食、宿、交通、与校领导会谈（包括翻译）、宴请、礼品、摄影、讲学、参观、游览等各项活动。国际交流处在确定接待计划后，将通知各有关院（部）共同参加外事接待，各院（部）应积极配合参加各相关活动，包括会谈、宴请、以及需要学院（部）落实的学术交流（包括翻译）及参观、讲学等。
国际交流处负责做好相应的来访前准备及后续工作，包括提供来访人员名单及相关背景材料、议程及主要议题，各参加会谈的学院（部）领导应根据会谈要求，结合本学院的教学、科研及国际交流合作情况做好前期准备工作，并至少于接待前2个工作日，向国际交流处反馈有关会谈要点，以便国际交流处统一汇总。接待完成后，国际交流处将据实形成会谈纪要，并做校内新闻报道，各学院（部）需跟进相关的具体工作。
外事接待要按照接待外宾的礼仪、规格和标准进行。我校外事接待原则上采取对等原则，国际交流处根据来访者的级别和重要性制定接待计划，安排有关领导和人员参加，受邀请学院（部）应协助做好工作。校级领导出面接待原则：国外校级领导（正校长）来访，原则上由学校党委书记或校长会见并宴请一次；国外学校的副校长来访，可由分管相关事务的校领导会见并宴请一次，如分管校领导因故无法出席，可委托其他校领导会见。其他来访外宾，原则上不安排校领导出面会见、宴请。
三、学院（部）层级的外事接待：
学院（部）层级的外事接待：指以国外学院（部）级领导（二级学院院领导、系主任）率领的访问团、以及学者、教授的来访，主要涉及到单个学院（部）的外事洽谈、及专业访学活动，原则上由相关院（部）负责接待。
学院（部）邀请境外个人或团体来校访问或讲学，应至少提前一周向国际交流处提出申请（应填写《上海应用技术大学院（部）拟接待国外来宾短期来访申请表》），说明来访目的、时间、费用来源等，并提供相关背景材料（姓名、性别、国籍、护照复印件、学历与学位、演讲稿或提纲、工作单位、联系地址、电话、传真等），国际交流处在三个工作日内答复学院（部）是否可以接待，并提出接待建议与要求。
经国际交流处批准可以接待的来访，由学院（部）负责与国外院校接洽联络，落实接待安排，并需至少提前两个工作日向国际交流处提交接待方案。如遇国外团体或个人直接与国际交流处联系的属学院层级的外事来访，由国际交流处告知对方直接与相关院（部）联系，落实来访事宜。如需要，国际交流处可在接待中予以协助。
学院（部）在完成接待后的一周内，应向国际交流处提交接待小结、活动照片备案，同时应在校内网站上发布相关的新闻报道。如学院（部）需与境外相关机构签署协议（合同）、备忘录等文件，需提前向国际交流处提交有关文本（中英文），获批准后方可签署，签署的文本材料应提交国际交流处备案。
学院（部）层级的外事接待如需邀请校领导出席，应在《上海应用技术大学院（部）拟接待国外来宾短期来访申请表》中向国际交流处提出申请，并由国际交流处具体协调落实校领导出席事宜。
未经报请国际交流处同意而完成的外事接待，各学院（部）应自行承担相应责任。
学院（部）应及时做好接待工作的信息汇总，并于每学期结束前提交本学院（部）接待来访的相关材料。
本规定由国际交流处负责解释，自颁布之日起执行，并根据国家及上海市有关规定及时进行修正和补充。原《上海应用技术学院外事接待管理规定（暂行）》（沪应院外〔2014〕19号）相应废止。
港澳台来访接待工作参照此规定执行。
